Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website rdasoftware.de besuchen, mit uns in Kontakt treten, von uns angesprochen werden oder unsere Leistungen in Anspruch nehmen – insbesondere unsere Software-Entwicklung, KI-Automatisierung und unsere GEO-Leistungen (Generative Engine Optimization, also die Optimierung der Sichtbarkeit in KI-Assistenten wie ChatGPT, Perplexity, Google Gemini oder Google AI Overviews).

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

RDA Software GmbH
Ericusspitze 4
20457 Hamburg
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer: Rojan Bahman
E-Mail: kontakt@rdasoftware.de
Registergericht: Amtsgericht Hamburg, HRB 195250

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter kontakt@rdasoftware.de mit dem Betreff „Datenschutz“.

Datenschutzbeauftragter: Wir sind nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, da bei uns in der Regel weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 Abs. 1 BDSG) und unsere Kerntätigkeit weder in einer umfangreichen, regelmäßigen und systematischen Überwachung betroffener Personen noch in der Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten besteht (Art. 37 Abs. 1 DSGVO).

2. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

2.1 Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG). In den einzelnen Abschnitten nennen wir jeweils die konkrete Rechtsgrundlage:

Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, haben wir zuvor abgewogen, dass Ihre Interessen und Grundrechte nicht überwiegen. Gegen solche Verarbeitungen können Sie jederzeit Widerspruch einlegen (Abschnitt 8).

2.2 Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, und löschen sie danach. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder wir die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. Dann schränken wir die Verarbeitung ein.

Die Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

2.3 Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, eine Rechtsgrundlage besteht oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können sein:

• IT- und Cloud-Dienstleister (Hosting, E-Mail, Videokonferenz, Terminbuchung, Software- und KI-Dienste), die wir als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich und weisungsgebunden einsetzen;
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, die einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen;
• Behörden, Gerichte und Rechtsanwälte, soweit wir hierzu verpflichtet oder zur Rechtsdurchsetzung berechtigt sind.

Die eingesetzten Dienstleister nennen wir in den folgenden Abschnitten. Eine Liste aller Auftragsverarbeiter stellen wir auf Anfrage zur Verfügung. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

2.4 Übermittlung in Drittländer

Einige Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der EU bzw. des EWR (insbesondere in den USA) oder können von dort auf Daten zugreifen. Eine Übermittlung findet nur statt, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind:

• Angemessenheitsbeschluss: Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Er gilt für Unternehmen, die unter dem Framework zertifiziert sind. Die Zertifizierung können Sie unter dataprivacyframework.gov prüfen.
• Standardvertragsklauseln: Bei nicht zertifizierten Empfängern oder anderen Drittländern (z. B. Indien) schließen wir die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission ab (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und prüfen ergänzende Schutzmaßnahmen.

Eine Kopie der jeweiligen Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

2.5 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Automatisierte Auswertungen in der Akquise beziehen sich auf Unternehmen, nicht auf Personen, und werden vor jeder Ansprache von einem Menschen geprüft.

2.6 Pflicht zur Bereitstellung

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne die für eine Anfrage oder einen Vertrag nötigen Angaben können wir diese jedoch nicht bearbeiten bzw. den Vertrag nicht schließen oder durchführen.

3. Besuch unserer Website

3.1 Hosting und Content Delivery (Netlify)

Unsere Website wird bei Netlify, Inc., San Francisco, USA, gehostet und über dessen weltweites Content-Delivery-Netzwerk ausgeliefert. Beim Aufruf der Website verarbeitet Netlify die unten genannten Zugriffsdaten auf unsere Weisung. Mit Netlify haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive Standardvertragsklauseln geschlossen; die Datenübermittlung in die USA stützt sich zudem auf das EU-US Data Privacy Framework (Abschnitt 2.4). Weitere Informationen: netlify.com/privacy.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen, stabilen und sicheren Bereitstellung der Website.

3.2 Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf der Website werden automatisch folgende Daten erfasst, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge
• HTTP-Statuscode (z. B. erfolgreich, nicht gefunden)
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Browsertyp und -version, Betriebssystem

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe (z. B. DDoS) abzuwehren. Wir führen sie nicht mit anderen Datenquellen zusammen und nutzen sie nicht, um Sie als Person zu identifizieren. Die Logfiles werden von Netlify nach dessen Speicherfristen automatisch gelöscht; eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn ein konkreter Sicherheitsvorfall aufgeklärt werden muss. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.3 SSL-/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung an „https://“ in der Adresszeile und am Schloss-Symbol Ihres Browsers. Daten, die Sie an uns übermitteln, können dann nicht von Dritten mitgelesen werden.

3.4 Cookies und Endgerätezugriffe

Wir setzen auf unserer Website keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies und keine vergleichbaren Technologien (z. B. Pixel, Fingerprinting) ein. Wir führen keine Reichweitenmessung durch und erstellen keine Nutzungsprofile.

Wir selbst speichern keine Informationen auf Ihrem Endgerät und lesen keine aus. Beim Laden der eingebundenen Google-Karte (Abschnitt 3.6) kann jedoch Google Cookies auf Ihrem Endgerät setzen. Sie können Cookies in Ihren Browsereinstellungen jederzeit löschen oder blockieren.

3.5 Schriftarten und Bilder von Drittanbietern

Google Fonts: Für eine einheitliche Darstellung nutzen wir die Schriftart „Inter“ von Google Fonts. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Beim Aufruf der Website lädt Ihr Browser die Schrift von Servern von Google. Dabei wird insbesondere Ihre IP-Adresse an Google übermittelt; eine Übermittlung an die Google LLC in die USA ist möglich (Abschnitt 2.4). Weitere Informationen: developers.google.com/fonts/faq/privacy und policies.google.com/privacy.

Bilder: Einige Bilder auf unserer Website werden von den Bilddiensten Imgur (imgur.com, USA) und Unsplash (unsplash.com, Kanada) geladen. Beim Aufruf der Website stellt Ihr Browser eine Verbindung zu deren Servern her und übermittelt dabei insbesondere Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit sowie Browserinformationen. Für Kanada besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission; zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 2.4. Weitere Informationen: imgur.com/privacy und unsplash.com/privacy.

Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Website.

3.6 Google Maps

Zur Darstellung unseres Standorts binden wir eine Karte von Google Maps ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Die Karte wird beim Aufruf der Seite geladen.

Dabei verbindet sich Ihr Browser mit Servern von Google. Dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit sowie Browserinformationen an Google übermittelt; Google kann zudem Cookies setzen. Daten können auch an die Google LLC in die USA übertragen werden (Abschnitt 2.4). Sind Sie bei Google angemeldet, kann Google den Besuch Ihrem Konto zuordnen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Besuchern das Auffinden unseres Standorts zu erleichtern. Soweit Google dabei Informationen auf Ihrem Endgerät speichert oder ausliest, können Sie dies durch die Einstellungen Ihres Browsers verhindern, etwa durch das Blockieren von Drittanbieter-Cookies. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.

3.7 Links zu anderen Websites

Unsere Website enthält Links zu Websites Dritter, etwa zu unserem LinkedIn-Profil. Erst wenn Sie einen Link anklicken, werden Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen. Für deren Datenverarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

4. Kontaktaufnahme, Termine und Videocalls

4.1 Kontakt per E-Mail, Telefon und Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, LinkedIn-Nachricht oder über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Position, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens und für mögliche Anschlussfragen.

Das Kontaktformular und das Formular zur Anfrage eines GEO-Audits auf unserer Website werden über den Dienst Netlify Forms unseres Hosting-Anbieters Netlify, Inc. verarbeitet (Abschnitt 3.1). Ihre Eingaben (beim Kontaktformular Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht, beim GEO-Audit-Formular Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Website und Ihre Angaben zu Leistungen oder Zielkunden) sowie der Zeitpunkt der Übermittlung und technische Angaben wie Ihre IP-Adresse werden in unserem Netlify-Konto gespeichert und an unser E-Mail-Postfach weitergeleitet. Die Einträge in Netlify löschen wir spätestens drei Monate nach Eingang; die weitere Bearbeitung erfolgt per E-Mail.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Bitte senden Sie uns keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten).

4.2 E-Mail-Hosting (Zoho Mail)

Unsere E-Mails verarbeiten wir mit Zoho Mail. Anbieter für Kunden im EU-Rechenzentrum ist die Zoho Corporation B.V., Beneluxlaan 4B, 3527 HT Utrecht, Niederlande. Die E-Mails werden in Rechenzentren in der EU gespeichert. Ein Zugriff aus Drittländern (z. B. für Support durch Konzerngesellschaften in Indien) erfolgt nur ausnahmsweise und auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Mit Zoho besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Weitere Informationen: zoho.com/privacy.

E-Mails werden auf dem Transportweg grundsätzlich TLS-verschlüsselt, sofern der Server des Absenders bzw. Empfängers dies unterstützt. Für vertrauliche Informationen bieten wir auf Anfrage einen verschlüsselten Austausch an.

4.3 Online-Terminbuchung (Calendly)

Für die Vereinbarung von Erstgesprächen, Audit-Besprechungen und Kundenterminen nutzen wir den Online-Terminbuchungsdienst Calendly. Anbieter ist die Calendly LLC, Atlanta, Georgia, USA. Wenn Sie einen Termin buchen, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, gewählten Termin, ggf. Telefonnummer sowie Ihre Angaben zum Gesprächsanlass. Sie erhalten automatisch eine Bestätigung und Erinnerungen per E-Mail.

Die Daten werden auf Servern von Calendly verarbeitet, auch in den USA (Abschnitt 2.4). Mit Calendly besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Terminvereinbarung als vorvertragliche Maßnahme) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Terminorganisation). Termindaten löschen wir spätestens 12 Monate nach dem Termin, sofern kein Vertrag zustande kommt. Weitere Informationen: calendly.com/privacy.

4.4 Videokonferenzen (Zoom, Google Meet)

Für Gespräche mit Interessenten und Kunden nutzen wir Zoom und Google Meet. Dabei werden insbesondere verarbeitet: Name bzw. Anzeigename, E-Mail-Adresse, Bild- und Tondaten, Chat-Nachrichten, geteilte Bildschirminhalte, IP-Adresse, Geräte- und Verbindungsdaten sowie Beginn, Ende und Dauer der Teilnahme.

• Zoom: Zoom Communications, Inc., San Jose, USA. Weitere Informationen: zoom.com/de/trust/privacy.
• Google Meet: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.

Daten können dabei in die USA übermittelt werden (Abschnitt 2.4). Wir zeichnen Gespräche nicht auf und erstellen keine automatischen Transkripte, es sei denn, alle Teilnehmenden haben vorher ausdrücklich eingewilligt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Kommunikation ohne Reiseaufwand). Sie können Kamera und Mikrofon jederzeit selbst deaktivieren.

5. Neukundengewinnung und B2B-Akquise

Dieser Abschnitt informiert insbesondere Personen, deren Daten wir nicht bei ihnen selbst erhoben haben (Art. 14 DSGVO) – etwa Geschäftsführer oder Marketingverantwortliche von Unternehmen, die wir auf unsere Leistungen ansprechen.

5.1 Zweck

Wir sprechen Unternehmen gezielt an, für die unsere Leistungen relevant sein können, insbesondere Unternehmen, die in Antworten von KI-Assistenten (z. B. ChatGPT, Perplexity, Google Gemini) bei kaufnahen Fragen ihrer Zielgruppe nicht oder kaum genannt werden. Dazu recherchieren wir passende Unternehmen und deren zuständige Ansprechpartner und bieten ihnen z. B. einen kostenlosen GEO-Audit an.

5.2 Verarbeitete Daten und Quellen

Wir verarbeiten ausschließlich beruflich bezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen. Private Kontaktdaten und besondere Kategorien personenbezogener Daten erheben wir nicht.

5.3 Eingesetzte Werkzeuge

• LinkedIn und LinkedIn Sales Navigator zur Recherche von Unternehmen und Ansprechpartnern und zur Kontaktaufnahme. Anbieter ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Weitere Informationen: linkedin.com/legal/privacy-policy.
• OpenAI API (KI-gestützte Recherche mit Websuche, z. B. zur Identifikation passender Unternehmen und zur Prüfung ihrer KI-Sichtbarkeit). Anbieter ist die OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland. Details in Abschnitt 6.4.
• DataForSEO zur Abfrage domainbezogener SEO- und Anzeigenkennzahlen. Anbieter ist die DataForSEO OÜ, Vesivärava tn 50-201, 10152 Tallinn, Estland. Dabei übermitteln wir nur Domains, keine Personendaten. Weitere Informationen: dataforseo.com/privacy-policy.
• Google Sheets / Google Apps Script zur Verwaltung der recherchierten Unternehmen und Kontakte. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
• Tabellen in Microsoft Excel auf unseren eigenen, zugriffsgeschützten Systemen zur Kontakt- und Vertriebsverwaltung.

5.4 Kontaktaufnahme

Wir nehmen vorrangig über LinkedIn Kontakt auf. Eine Ansprache per E-Mail oder Telefon erfolgt nur, soweit sie nach § 7 UWG zulässig ist, insbesondere bei Ihrer vorherigen Einwilligung oder bei bestehender Geschäftsbeziehung bzw. – im Fall von Telefonaten mit Unternehmen – bei mutmaßlicher Einwilligung. Bei der ersten Kontaktaufnahme weisen wir auf diese Datenschutzerklärung hin.

5.5 Rechtsgrundlage, Speicherdauer und Widerspruch

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Gewinnung neuer Geschäftskunden; die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Direktwerbung kann nach Erwägungsgrund 47 DSGVO ein berechtigtes Interesse sein. Wir beschränken uns auf berufliche Daten aus öffentlichen Quellen, die Sie in Ihrer beruflichen Rolle betreffen.

Erhalten wir keine Rückmeldung, löschen wir Ihre Daten spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zu Werbezwecken jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO), z. B. per E-Mail an kontakt@rdasoftware.de oder per Antwort auf unsere Nachricht. Wir löschen Ihre Daten dann und vermerken nur Name, Unternehmen und Kontaktadresse in einer Sperrliste, damit Sie nicht erneut angesprochen werden (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

6. GEO-Leistungen (Generative Engine Optimization)

6.1 Was wir tun

Mit unseren GEO-Leistungen helfen wir Unternehmen, in Antworten von KI-Assistenten und KI-Suchsystemen (z. B. ChatGPT, Perplexity, Google Gemini, Google AI Overviews und AI Mode, Microsoft Copilot) sichtbar zu werden und empfohlen zu werden. Dazu gehören insbesondere:

• kostenlose und kostenpflichtige GEO-Audits (Analyse der aktuellen KI-Sichtbarkeit im Vergleich zum Wettbewerb);
• die Identifikation und Priorisierung kaufnaher Suchanfragen („Money Prompts“);
• die Analyse der Quellen, auf die sich KI-Systeme stützen, und der Website des Kunden;
• die Konzeption und Erstellung von Inhalten;
• die laufende Messung der KI-Sichtbarkeit und Reportings;
• die Zuordnung von Anfragen und Umsätzen zu KI-Kanälen (Attribution).

GEO-Leistungen beziehen sich in erster Linie auf Unternehmen, Marken, Produkte und Wettbewerber, also nicht auf Personen. Personenbezogene Daten fallen dabei nur in den unten beschriebenen Fällen an.

6.2 Unsere Rolle: Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter

Soweit wir als Auftragsverarbeiter tätig sind, verarbeiten wir die Daten ausschließlich nach Weisung des Kunden und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Verantwortlich ist dann der Kunde; Ihre Rechte können Sie vorrangig ihm gegenüber geltend machen.

6.3 Messung der KI-Sichtbarkeit (Peec AI)

Für Audits und das laufende Monitoring definieren wir Suchanfragen, wie sie potenzielle Kunden stellen würden (z. B. „Welcher Anbieter für X in Hamburg ist empfehlenswert?“). Diese Anfragen werden automatisiert und wiederholt an verschiedene KI-Systeme gestellt. Wir speichern und analysieren die Antworten, die genannten Marken und die zitierten Quellen.

Hierfür nutzen wir die Plattform Peec AI. Anbieter ist die Peec AI GmbH, Karl-Liebknecht-Str. 14, 10178 Berlin. Mit Peec AI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Peec AI kann Unterauftragsverarbeiter, auch außerhalb der EU, einsetzen (Abschnitt 2.4). Weitere Informationen: peec.ai.

Die Suchanfragen enthalten keine personenbezogenen Daten. KI-Antworten und zitierte Quellen können jedoch öffentlich verfügbare Namen von Personen enthalten, etwa von Geschäftsführern, Gründern oder Autoren. Diese Angaben werten wir nicht personenbezogen aus, sondern nur im Hinblick auf das jeweilige Unternehmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse und das unserer Kunden an der Analyse der öffentlichen KI-Sichtbarkeit von Unternehmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen eines Auftrags.

6.4 KI-Dienste für Analyse, Recherche und Inhalte (OpenAI, Anthropic)

Zur Auswertung von Messdaten, zur Recherche, zur Erstellung von Audits und Reports und zur Unterstützung bei der Content-Erstellung nutzen wir KI-Dienste über geschäftliche Zugänge bzw. Programmierschnittstellen (API):

• OpenAI API: OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland. Weitere Informationen: openai.com/policies/privacy-policy.
• Anthropic Claude: Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland. Weitere Informationen: anthropic.com/legal/privacy.

Wir geben in diese Dienste grundsätzlich keine personenbezogenen Daten ein. Ist dies im Einzelfall erforderlich (z. B. wenn eine KI-Antwort den Namen eines Geschäftsführers enthält), beschränken wir uns auf das Notwendige. Nach den Vertragsbedingungen der Anbieter werden Eingaben bei geschäftlicher Nutzung nicht zum Training ihrer Modelle verwendet und nur befristet gespeichert, etwa zur Missbrauchserkennung. Mit den Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge; Daten können auch in den USA verarbeitet werden (Abschnitt 2.4). Alle Ergebnisse werden vor der Verwendung von einem Menschen geprüft.

6.5 Zugriff auf Analyse- und CRM-Daten des Kunden

Um die Wirkung unserer Maßnahmen zu messen, erhalten wir auf Wunsch des Kunden Zugriff auf dessen Google Search Console, Google Analytics 4 oder CRM-System. Dort können pseudonyme Nutzungsdaten der Website-Besucher des Kunden oder Kontaktdaten seiner Anfragenden enthalten sein. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich als Auftragsverarbeiter des Kunden (Abschnitt 6.2), wir nutzen möglichst Lesezugriffe und aggregierte Auswertungen und beenden den Zugriff mit Ende des Auftrags. Für die Datenverarbeitung auf der Website des Kunden ist der Kunde verantwortlich.

6.6 Inhalte für Kunden

Erstellen wir Inhalte, die Angaben zu Mitarbeitenden des Kunden enthalten (z. B. Name, Position, Foto, Zitat oder Expertenprofil), tun wir dies nur auf Grundlage der Angaben und Freigaben des Kunden. Der Kunde stellt sicher, dass hierfür eine Rechtsgrundlage besteht, z. B. eine Einwilligung der betroffenen Mitarbeitenden.

6.7 Speicherdauer

• Audits und Reports zu kostenlosen GEO-Audits: höchstens 24 Monate nach Übergabe, sofern kein Auftrag folgt.
• Mess- und Projektdaten aus Kundenaufträgen: für die Dauer des Auftrags, danach Löschung innerhalb von 12 Monaten, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Daten, die wir als Auftragsverarbeiter erhalten haben: Rückgabe oder Löschung nach Auftragsende gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag.

7. Vertragsabwicklung, Buchhaltung und Social Media

7.1 Angebote und Verträge

Für Angebote, Verträge und deren Durchführung (Software-Entwicklung, KI-Automatisierung, GEO-Leistungen) verarbeiten wir Stammdaten (Name, Unternehmen, Anschrift), Kontaktdaten, Vertrags- und Leistungsdaten, Kommunikation sowie Zahlungs- und Rechnungsdaten. Arbeiten wir mit einem Unternehmen zusammen, verarbeiten wir auch die Kontaktdaten der jeweiligen Ansprechpartner.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Ansprechpartner von Unternehmenskunden Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Abwicklung der Geschäftsbeziehung). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Abschnitt 2.2).

7.2 Rechnungsstellung und Buchhaltung

Für Rechnungsstellung und Buchhaltung nutzen wir eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware eines Anbieters mit Sitz in Deutschland. Steuerlich relevante Daten geben wir an unseren Steuerberater weiter, der sie mit der Software der DATEV eG, Paumgartnerstraße 6–14, 90429 Nürnberg, verarbeitet.

Die Daten werden in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet. Mit den Softwareanbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge; der Steuerberater ist berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7.3 Unternehmensseite auf LinkedIn

Wir unterhalten eine Unternehmensseite bzw. Profile auf LinkedIn, um über unsere Leistungen zu informieren und mit Interessenten zu kommunizieren. Anbieter ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland.

Wenn Sie unsere LinkedIn-Seite besuchen, verarbeitet LinkedIn Ihre Daten auch für eigene Zwecke, etwa für Werbung und Statistiken. LinkedIn stellt uns anonymisierte Statistiken zur Nutzung unserer Seite bereit („Page Insights“). Für diese Statistiken sind wir gemeinsam mit LinkedIn verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die Vereinbarung finden Sie unter legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum. LinkedIn übernimmt die primäre Verantwortung für die Datenverarbeitung und die Erfüllung Ihrer Rechte; Sie können sich aber auch an uns wenden.

Nachrichten, Kommentare und Kontaktanfragen, die Sie uns über LinkedIn senden, verarbeiten wir zur Kommunikation mit Ihnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse an einer zeitgemäßen Unternehmenskommunikation) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: linkedin.com/legal/privacy-policy.

7.4 Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kommt kein Arbeitsverhältnis zustande, löschen wir die Unterlagen sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung eingewilligt haben.

8. Ihre Rechte, Datensicherheit und Änderungen

8.1 Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an kontakt@rdasoftware.de. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität können wir zusätzliche Angaben anfordern.

8.2 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verarbeiten wir Ihre Daten für Direktwerbung, können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr für diesen Zweck.

Der Widerspruch ist formlos möglich, am einfachsten per E-Mail an kontakt@rdasoftware.de.

8.3 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
datenschutz-hamburg.de

8.4 Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung (TLS), Zwei-Faktor-Authentifizierung für unsere Konten, ein restriktives Rechtekonzept, die Auswahl von Dienstleistern mit Auftragsverarbeitungsvertrag sowie das Prinzip der Datenminimierung. Unsere Maßnahmen passen wir laufend dem Stand der Technik an.

8.5 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.